Agente Preventivi & RFQ

Il problema

Da dove nasce

Una richiesta d'offerta tecnica porta via in media undici ore e mezza, di cui sette e mezza solo per cercare e verificare dati che sono già in azienda. Nel frattempo il preventivo esce in tre-cinque giorni. E chi risponde per primo vince circa il 50% più spesso: dopo tre giorni la probabilità di chiudere si dimezza. Non è un problema di ufficio tecnico lento, è un problema di dati sparsi.

Il metodo

Come lavoriamo, fase per fase

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   Analisi win/loss

   Settimana 1 · 8h

   Prendiamo dal CRM gli ultimi 12 mesi di preventivi e incrociamo tempo di risposta e tasso di chiusura. Se la correlazione c'è — e di solito c'è — il business case se lo è costruito la tua azienda da sola, e vale molto più di un benchmark.

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   Strutturazione della base tecnica

   Settimana 2-3 · 18h

   Portiamo in un formato interrogabile schede prodotto, listini, storico prezzi praticati, regole di sconto e vincoli tecnici. È la fase più pesante e quella che rende il resto possibile.

3. 3

   Motore di configurazione e pricing

   Settimana 4-5 · 18h

   L'agente legge la richiesta del cliente, identifica gli articoli, applica listino e sconti secondo le tue regole, segnala le incongruenze tecniche e propone alternative dove il prodotto richiesto non esiste a catalogo.

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   Regole di margine e approvazione

   Settimana 5 · 6h

   Sotto una certa marginalità il preventivo non esce: va in approvazione. La velocità non deve costare margine, e questo è il guardrail che lo garantisce.

5. 5

   Generazione del documento

   Settimana 6 · 6h

   Il preventivo esce già impaginato con il tuo layout, nella lingua del cliente, con le condizioni corrette per il paese di destinazione.

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   Formazione rete vendita

   Settimana 7 · 4h

   Formiamo commerciali interni ed esterni. Su questo processo l'adozione della rete vendita è tutto: uno strumento che i venditori non usano non produce nulla.

Le ore sono una stima. Il perimetro no: è scritto, e quello resta.

I deliverable

Cosa ti resta in mano

• Generazione assistita del preventivo dalla richiesta cliente al PDF firmato
• Base di conoscenza tecnica interrogabile: schede, listini, storico prezzi, regole di sconto
• Regole di marginalità e flusso di approvazione per gli sconti fuori soglia
• Template multilingua con condizioni per mercato di destinazione
• Analisi win/loss ricorrente per tempo di risposta
• Formazione della rete vendita interna ed esterna

I risultati attesi

Su cosa ci misuriamo

Riferimenti: Tempo di risposta — 3-5 giorni · Ore su preventivi/anno — 650 h · Win rate — baseline. I valori attesi si fissano sul tuo caso, con i tuoi numeri.

La garanzia

Cosa serve da te

Prerequisiti

• Listini e schede tecniche in formato digitale
• Storico preventivi con esito
• CRM o file strutturato con i dati di offerta

Fonti citate in questa pagina: RAPFlow/Aleran 2025 (vendor) · Dell'Acqua et al. Harvard/BCG 2023 · benchmark RFQ IDP 2025

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