Agentic Order Intake — Implementazione completa

Il problema

Da dove nasce

Un ordine inserito a mano costa undici minuti e ha circa il 9% di probabilità di contenere un errore. Su tremila ordini l'anno sono 550 ore e centottanta errori, ognuno dei quali costa tra 30 e 120 euro tra rilavorazione, nota di credito e cliente scontento. È il processo con il ritorno più alto e più difendibile in una PMI B2B, per una ragione strutturale: a differenza della fattura, l'ordine non è normato da nessuno e arriva come capita.

Il metodo

Come lavoriamo, fase per fase

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   Baseline e criterio di collaudo

   Settimana 1 · 10h

   Misuriamo il punto di partenza sui dodici mesi precedenti: volumi per canale, tempo medio, errori, note di credito emesse. Fissiamo a contratto la soglia di ordini touchless che definisce il successo del progetto.

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   Design del flusso ed eccezioni

   Settimana 2 · 12h

   Progettiamo le regole: matching articoli, gestione dei codici cliente, listini e sconti applicabili, condizioni di consegna, cosa fare quando manca un dato. La casistica delle eccezioni è il vero cuore del progetto.

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   Normalizzazione anagrafiche

   Settimana 2-3 · 12h

   Costruiamo il dizionario di corrispondenza tra come i clienti chiamano i prodotti e come li chiami tu. Questa è la voce che i preventivi a corpo sottovalutano sempre: noi la mettiamo in chiaro.

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   Build del motore

   Settimana 3-5 · 26h

   Estrazione multi-formato (email, PDF nativi, scansioni, Excel), validazione incrociata, scrittura sul gestionale, notifiche di conferma al cliente. Con log completo di ogni decisione presa dall'agente.

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   Test sullo storico e tuning

   Settimana 6 · 10h

   Facciamo girare l'agente su centinaia di ordini reali già evasi e confrontiamo con quello che è stato fatto dagli operatori. Tariamo le soglie fino alla percentuale di automazione concordata.

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   Formazione e go-live

   Settimana 7 · 6h

   Formiamo il customer service sulla coda di validazione e sulla lettura della dashboard. Go-live in doppio binario per una settimana.

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   Hypercare

   Settimane 8-9 · 4h

   Due settimane di presidio ravvicinato: ogni eccezione anomala diventa una regola nuova. È la fase in cui il tasso di automazione sale di dieci-quindici punti.

Le ore sono una stima. Il perimetro no: è scritto, e quello resta.

I deliverable

Cosa ti resta in mano

• Order intake automatico su tutti i canali email/PDF concordati
• Motore di matching articoli e clienti con dizionario di sinonimi manutenibile da te
• Gestione strutturata delle eccezioni con coda di validazione e priorità
• Conferma d'ordine automatica al cliente in meno di un minuto dall'arrivo
• Dashboard operativa e report mensile automatico sui KPI concordati
• Documentazione tecnica completa, codice e configurazioni di tua proprietà
• Formazione registrata del team customer service
• Confronto misurato prima/dopo sulla baseline della Fase 1

I risultati attesi

Su cosa ci misuriamo

Riferimenti: Ordini touchless — ~5% · Tempo per ordine — 11 min · Tasso di errore — 6-9% · Conferma al cliente — ~4 ore. I valori attesi si fissano sul tuo caso, con i tuoi numeri.

La garanzia

Cosa serve da te

Prerequisiti

• Anagrafiche articoli e clienti esportabili
• Canale di scrittura verso il gestionale (API, DB o import)
• Un referente operativo del customer service

Fonti citate in questa pagina: Esker 2025 · Conexiom/APQC · Go Autonomous 2026 · caso Valrhona (3 mesi, dal 10% al 95%)

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