Implementazione Amministrazione & Finance Perimetro definito · ~25 ore
Agente Nota Spese & Documenti Amministrativi
Scontrini, ricevute e giustificativi si leggono, si classificano e si registrano da soli. Compresi quelli fotografati storti.
Il problema
Da dove nasce
La nota spese è il classico processo a basso valore e alto attrito: chi viaggia le odia, chi le controlla ci perde ore, e la chiusura del mese si allunga per aspettare tre giustificativi mancanti. Nessuno lo mette mai come priorità, ma è il progetto che il personale ringrazia di più — il che aiuta l'adozione di tutto il resto.
Il metodo
Come lavoriamo, fase per fase
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Mappatura policy
Settimana 1 · 4h
Che cosa è rimborsabile, con quali massimali, quali documenti servono, quali sono le regole fiscali che vanno rispettate per la deducibilità.
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Estrazione documentale
Settimana 2 · 8h
Lettura di scontrini, ricevute, fatture e biglietti anche da foto scattate male. Con estrazione di data, importo, IVA, fornitore, categoria di spesa.
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Controlli automatici
Settimana 3 · 7h
Verifica dei massimali, rilevazione di duplicati, controllo di coerenza tra trasferta dichiarata e spese presentate, segnalazione di ciò che non è deducibile.
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Registrazione e approvazione
Settimana 4 · 6h
Proposta di registrazione a sistema e instradamento dell'approvazione. Con notifica automatica a chi ha giustificativi mancanti, prima della chiusura e non dopo.
Le ore sono una stima. Il perimetro no: è scritto, e quello resta.
I deliverable
Cosa ti resta in mano
- Lettura automatica di scontrini e giustificativi da foto o PDF
- Controlli su massimali, duplicati e deducibilità
- Proposta di registrazione a sistema con imputazione corretta
- Flusso di approvazione con solleciti automatici sui documenti mancanti
- Riepilogo mensile per centro di costo
I risultati attesi
Su cosa ci misuriamo
<5 min
Tempo per nota spese
rari
Ritardi in chiusura
100%
Duplicati intercettati
Riferimenti: Tempo per nota spese — 20-30 min · Ritardi in chiusura — frequenti · Duplicati intercettati — a campione. I valori attesi si fissano sul tuo caso, con i tuoi numeri.
La garanzia
Cosa serve da te
Prerequisiti
- Policy di rimborso formalizzata
- Un canale di caricamento (email o app)
Fonti citate in questa pagina: Benchmark IDP indipendenti 2026 · APQC
Vuoi capire se questo è il tuo caso? Parliamone.
Il pre-assessment è una conversazione guidata di 10–15 minuti: alla fine sai qual è il processo che ti costa di più, quanto vale in euro, e da dove ha senso partire — o se non è il momento, e te lo diciamo.
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